În mediul profesional, există situații frecvente în care o persoană fizică dorește să ofere unei firme un autoturism pentru folosință gratuită. Pentru ca această relație să fie reglementată în mod legal, este recomandat să se încheie un contract de comodat auto între cele două părți. Acest document este cunoscut și sub denumirea de contract de împrumut de folosință, fiind reglementat de Codul Civil.
Ce este un contract de comodat auto?
Contractul de comodat auto este un acord prin care o persoană fizică (comodantul) oferă gratuit dreptul de folosință asupra unui autoturism unei persoane juridice (firma – comodatarul), pentru o perioadă determinată sau nedeterminată. Este important de reținut că nu implică nicio formă de plată sau chirie, spre deosebire de un contract de leasing sau de închiriere.
Când se folosește un contract de comodat auto între persoană fizică și firmă?
Există mai multe scenarii în care acest tip de contract este util și legal:
– O persoană fizică (administrator, asociat sau terț) dorește să pună la dispoziția firmei un autoturism personal, pentru activitățile curente ale firmei.
– Firma are nevoie de un vehicul suplimentar, dar nu dorește să achiziționeze sau să închirieze unul.
– Autoturismul este folosit în interes de serviciu (de exemplu, pentru vizite la clienți, livrări sau transport personal).
Contractul de comodat este acceptat inclusiv de instituțiile statului (ex: ANAF) pentru justificarea utilizării autoturismului în interesul firmei, cu condiția ca documentația să fie completă și bine redactată.
Ce trebuie să conțină un contract de comodat auto?
Un contract de comodat auto între persoană fizică și firmă trebuie să includă următoarele elemente esențiale:
Datele de identificare ale părților
Persoana fizică (nume, prenume, CNP, adresă)
Firma (denumire, CUI, sediu social, reprezentant legal)
Descrierea completă a autoturismului
Marca, modelul, numărul de înmatriculare
Seria de șasiu (VIN), anul fabricației
Carte de identitate a vehiculului (CIV)
Scopul folosinței și condițiile de utilizare
Se menționează că autoturismul este folosit exclusiv în interesul activităților firmei
Se pot introduce clauze legate de întreținere, reparații, RCA etc.
Durata contractului
Determinată (de exemplu, 1 an) sau nedeterminată, cu posibilitate de reziliere prin notificare
Drepturi și obligații ale părților
Comodatarul (firma) are obligația să folosească bunul cu grijă, să plătească asigurarea și taxele
Comodantul (persoana fizică) își păstrează dreptul de proprietate asupra autoturismului
Clauze suplimentare
Posibilitatea controlului stării tehnice
Limitări de folosință (de exemplu, interdicția de închiriere către terți)
Semnăturile părților și data încheierii
Este nevoie de înregistrarea la autorități?
În general, contractul de comodat nu trebuie înregistrat la notar sau la alte instituții pentru a fi valabil. Cu toate acestea, dacă firma deduce cheltuieli aferente autoturismului (carburant, reparații, amortizare), este recomandat ca documentul să fie păstrat în arhiva contabilă și prezentat în caz de control ANAF.
De asemenea, este recomandabil să existe o copie a actului de proprietate al autoturismului (talon sau cartea mașinii) și a asigurării RCA valabile.
Ce implicații fiscale există?
Atunci când autoturismul este folosit pe baza unui contract de comodat:
– Firma poate înregistra cheltuieli deductibile cu utilizarea vehiculului (cu limitările impuse de Codul Fiscal)
– Nu există obligații fiscale suplimentare pentru persoana fizică (comodant), atâta timp cât nu există plată sau chirie
– Este esențial ca utilizarea să fie justificată cu documente: foi de parcurs, bonuri de combustibil etc.
Încheierea unui contract de comodat auto între persoană fizică și firmă este o soluție simplă, legală și eficientă pentru a permite utilizarea unui autoturism personal în cadrul unei activități economice. Acest document oferă protecție ambelor părți și poate evita neînțelegeri sau probleme fiscale în viitor.
contract de comodat auto intre persoana fizica si firma